Een grootschalig kantoor herinrichtingsproject

Het plannen van een grootschalig kantoor interieurproject vergt een gedetailleerde voorbereiding, budgettering, planning en fasering. Wat zijn de verschillende fases?

1. Initiatiefase

• Projectdoelstellingen: Duidelijke formulering van doelstellingen, zoals het verbeteren van de samenwerking, het bevorderen van productiviteit en het creëren van een moderne werkomgeving maar ook de mate waarin het gebouw en de werkomgeving gezond en duurzaam moeten zijn eventueel onder certificatie van Breeam, Well, Leed.
• Budgetbepaling: Grondige bepaling van het budget, inclusief kosten voor bouw, meubilair, technologie en afwerking.

2. Voorbereidingsfase

• Locatiekeuze: Een cruciale beslissing: wordt er vastgehouden aan de huidige locatie, rekening houdend met bereikbaarheid en voorzieningen, of wordt er gezocht naar een nieuwe locatie die beter aansluit bij de behoeften van het bedrijf?
• Ruimtebehoefte: Gedetailleerd onderzoek naar de benodigde ruimte op basis van afdelingsvereisten, groeiprognoses en eventuele veranderingen in de bedrijfsstructuur.
• Werknemersbetrokkenheid: Actieve betrokkenheid van werknemers bij beslissingen over locatie en ruimte, bijvoorbeeld via enquêtes, workshops of informatiesessies.

3. Ontwerpfase

• Samenwerking met Ontwerpers: Intensieve samenwerking met interieurontwerpers, waarbij speciale aandacht wordt besteed aan het integreren van hybride kantoorconcepten en activity-based ontwerpen.
• Hybride Kantoorconcepten: Ontwikkeling van een ontwerp dat flexibiliteit mogelijk maakt, waarbij zowel fysieke als virtuele samenwerking wordt gefaciliteerd.
• Activity-Based Ontwerpen: Creëren van verschillende werkzones op basis van activiteiten, waardoor werknemers de keuze hebben uit diverse werkomgevingen die passen bij hun taken en behoeften.
• Technologische Integratie: Plannen van de integratie van moderne technologieën voor een slimme en efficiënte werkomgeving, waaronder digitale samenwerkingsmiddelen en connectiviteit.

4. Budgetbepaling en Financiering

• Definitief Budget: Verfijning van het budget op basis van het definitieve ontwerp en gespecificeerde behoeften.
• Financieringsplanning: Evaluatie van financieringsopties en vaststelling van de financiële structuur.

5. Aanbesteding en Leveranciersselectie

• Aanbesteding: Start het aanbestedingsproces voor bouw- en meubelleveranciers indien noodzakelijk
• Leveranciersselectie: Selecteer leveranciers op basis van ervaring, referenties, beschikbare tijd, kwaliteit, productie en installatie capaciteit, efficiënte organisatie en duurzaamheid.

6. Uitvoeringsfase

• Bouw, Fitout en Inrichting: Coördinatie van werkzaamheden waaronder o.a.: energie, elektra, installatie, smart building, materialen keuze, vloerafwerking, plafondafwerking, verlichting, akoestiek, wandbekleding, maatwerk meubilair en losse meubelen
• Projectmanagement: Toewijzing van een ervaren projectmanager voor dagelijkse coördinatie en communicatie tussen alle betrokken partijen en deelname aan bouwteam.

7. Kwaliteitscontrole en Afstemming

• Regelmatige Inspecties: Uitvoeren van regelmatige kwaliteitsinspecties om te verzekeren dat het werk voldoet aan de gestelde normen.
• Afstemming met Ontwerpers: Voortdurende afstemming met ontwerpers om ervoor te zorgen dat het uiteindelijke resultaat overeenkomt met het initiële ontwerp.

8. Testfase en Finishing Touches

• Technologietests: Uitvoeren van tests voor geïntegreerde technologieën.
• Finishing Touches: Aanbrengen van laatste decoratieve elementen en afrondende details.

9. Oplevering en Ingebruikname

• Oplevering: Zorgvuldige overgangsfase met gedetailleerde controles om ervoor te zorgen dat alle aspecten correct zijn afgerond.
• Ingebruikname: Communiceer de nieuwe werkomgeving naar werknemers en faciliteer een soepele transitie.

10. Nazorg en Evaluatie

• Nazorg: Bied nazorg aan werknemers voor eventuele aanpassingen en problemen.
• Evaluatie: Voer een grondige evaluatie uit van het project om lessen te leren voor toekomstige kantoorinterieurprojecten.

Op deze manier kan een grootschalig kantoor interieurproject succesvol worden afgerond.