De overgang naar een hybride kantooromgeving met minder kantoorruimte vereist een doordachte aanpak. Hier zijn enkele strategieën die je kunt overwegen:
Flexibele Werkplekken Invoeren: Implementeer flexibele werkplekken waar medewerkers geen vaste bureaus hebben, maar eerder kunnen kiezen uit beschikbare werkruimtes. Dit maximaliseert het gebruik van de beschikbare kantoorruimte.
Hotdesking Implementeren: Introduceer het concept van hotdesking, waarbij werknemers op elke willekeurige beschikbare werkplek kunnen werken in plaats van een toegewezen bureau. Dit vermindert de noodzaak van grote, vaste werkstations.
Focus op Samenwerkingsruimtes: Richt de beschikbare kantoorruimte in op basis van samenwerking en teamwerk. Creëer vergaderruimtes, brainstormruimtes en andere collaboratieve zones om de interactie te bevorderen.
Investeren in Technologie: Maak optimaal gebruik van technologische oplossingen voor virtuele vergaderingen en samenwerkingstools. Dit vermindert de behoefte aan fysieke vergaderruimtes en stimuleert werken op afstand.
Rotatieschema’s Hanteren: Overweeg het implementeren van rotatieschema’s waarbij slechts een deel van het personeel op kantoor aanwezig is op een bepaalde dag. Dit zorgt ervoor dat de beschikbare ruimte efficiënt wordt gebruikt.
Thuiswerkpakketten Aanbieden: Bied thuiswerkpakketten aan werknemers aan, inclusief ergonomische meubels en technologische benodigdheden. Dit moedigt hen aan om regelmatig vanuit huis te werken, waardoor de druk op kantoorruimte wordt verminderd.
Stimuleer Zelfroosteren: Laat werknemers zelf hun werkschema bepalen, zolang ze zich houden aan de teamafspraken en deadlines. Hierdoor kunnen ze hun tijd op kantoor optimaliseren op basis van projectbehoeften.
Herzien van Werkprocessen: Analyseer de werkprocessen en kijk waar optimalisaties mogelijk zijn. Dit kan leiden tot een meer gestroomlijnde werkwijze en minder behoefte aan uitgebreide kantoorruimte.
Investeren in Virtuele Collaboratie: Zorg voor geavanceerde virtuele samenwerkingstools en communicatieplatforms. Hierdoor kunnen teams effectief samenwerken, zelfs als ze fysiek niet op dezelfde locatie zijn.
Evaluatie en Aanpassing: Voer regelmatig evaluaties uit om de effectiviteit van de genomen maatregelen te meten. Pas de strategieën aan op basis van feedback van werknemers en de behoeften van het bedrijf.
Door deze strategieën te combineren, kun je niet alleen de transitie naar een hybride kantooromgeving vergemakkelijken, maar ook efficiënter omgaan met kantoorruimte en kosten besparen.
Hoe bepaal ik het aantal werkplekken dat ik nodig heb na de transformatie?
Wat wordt precies de toekomst van het kantoor? Gaat we straks steeds minder of toch weer meer? Dat zal de ervaring ons moeten leren want er is niemand die dat met zekerheid nu kan zeggen. Op het moment is de trend naar kleinere maar hippe, gezonde en intelligente kantoren in ieder geval ingezet. We zullen dus op basis van analyse en aannames tot een schatting moeten komen.
Hybride werkplekken
Om zo goed mogelijk in te schatten wat er nodig is, is het belangrijk een analyse te doen. Analyseer de behoeften en werkstijlen van je werknemers. Bepaal hoe vaak ze fysiek aanwezig moeten zijn en hoeveel ruimte ze nodig hebben voor hun taken. Een manier kan zijn om een indeling te maken op basis van activiteiten zoals vergaderen, bellen, innoveren, concentreren, ontspannen, eten en drinken, presenteren, sporten, etc.
Verzamel ook feedback van werknemers over hun behoeften en verwachtingen met betrekking tot de werkomgeving, binnenklimaat, ergonomie, inrichting, stijl en sfeer. Dit kan waardevolle inzichten verschaffen in de gewenste kantoorindeling en benodigde ruimte.
Houd, voor zover mogelijk, rekening met de de kernwaarden en ambities van de organisatie. Creëer een flexibele omgeving die gemakkelijk kan worden aangepast aan nieuwe omstandigheden.
Concession Benelux is partner van Smart Workplace. Samen met partners bieden wij een volledig traject aan van strategie naar uitvoering. Concession maakt wat architecten ontwerpen en werkt voor de grotere bedrijven in het EMEA werkgebied.